بسیاری از کسب‌وکارها هر ماه گزارش‌هایی از فروش، هزینه‌ها و ماندهٔ حساب‌ها دارند؛ اما وقتی نوبت به تصمیم‌گیری می‌رسد، هنوز پاسخ روشنی برای پرسش‌های اصلی پیدا نمی‌کنند. دلیلش این است که گزارش مدیریتی خوب باید به تصمیم کمک کند، نه اینکه فقط داده‌ها را در چند جدول کنار هم بگذارد.
شکل و جزئیات گزارش به اندازه و فعالیت هر کسب‌وکار بستگی دارد. با این حال، یک گزارش کاربردی معمولاً به پنج پرسش زیر پاسخ می‌دهد.
۱. اکنون کجا ایستاده‌ایم؟
مدیر باید بتواند تصویر کوتاه و قابل‌فهمی از درآمد، هزینه، سودآوری، نقدینگی و تعهدات نزدیک داشته باشد. این تصویر باید بازهٔ زمانی مشخص و تعریف یکسانی برای شاخص‌ها داشته باشد. اگر عدد فروش یک صفحه با صفحهٔ دیگر تفاوت دارد، پیش از تحلیل باید علت اختلاف روشن شود.
۲. نسبت به دورهٔ قبل چه تغییری کرده است؟
یک عدد به‌تنهایی معنای محدودی دارد. مقایسه با ماه قبل، دورهٔ مشابه یا برنامهٔ مصوب نشان می‌دهد چه چیزی بهتر یا بدتر شده است. بهتر است گزارش علاوه بر مقدار تغییر، علت‌های احتمالی آن را نیز توضیح دهد؛ مثلاً افزایش هزینه ناشی از حجم فعالیت بوده یا از تغییر قیمت خرید آمده است.
۳. پول نقد چه زمانی وارد و خارج می‌شود؟
سود حسابداری و وجه نقد یکسان نیستند. ممکن است فروش ثبت شده باشد، اما دریافت آن به ماه‌های بعد موکول شود. گزارش مدیریتی باید مطالبات، بدهی‌ها و پرداخت‌های پیش رو را کنار ماندهٔ نقدی نشان دهد تا مدیر برای تعهدات نزدیک آماده باشد.
۴. کدام بخش به بررسی فوری نیاز دارد؟
همهٔ اعداد اهمیت یکسانی ندارند. گزارش خوب چند مورد اثرگذار را برجسته می‌کند: مغایرت‌های مهم، هزینه‌های غیرعادی، مطالبات دیرکرددار یا فاصلهٔ معنادار با برنامه. برای هر مورد، بهتر است مسئول بررسی و زمان پیگیری مشخص باشد.
۵. تصمیم بعدی چیست و نتیجه را چگونه می‌سنجیم؟
گزارش وقتی ارزش بیشتری پیدا می‌کند که به اقدام برسد. اگر قرار است هزینه‌ای کنترل شود یا فرآیند وصول مطالبات تغییر کند، باید تصمیم، مسئول اجرا و شاخص سنجش نتیجه ثبت شود. در گزارش بعدی می‌توان دید اقدام انجام شده و چه اثری داشته است.
از دادهٔ درست شروع کنیم
حتی بهترین نمودار هم دادهٔ ناقص را اصلاح نمی‌کند. پیش از طراحی داشبورد یا قالب گزارش، لازم است منبع اعداد، زمان ثبت اطلاعات و روش کنترل مغایرت‌ها روشن باشد. سپس می‌توان چند شاخص محدود و متناسب با پرسش‌های واقعی مدیر انتخاب کرد. گزارشی که هر ماه با تعریف ثابت تهیه شود، به‌تدریج روندها را قابل‌فهم‌تر می‌کند.
در رستا مالی، مسیر کار از شناخت نیاز و وضعیت موجود شروع می‌شود. اگر می‌خواهید بدانید چه گزارشی برای کسب‌وکار شما مفید است، از بخش تماس سایت با رستا گفت‌وگو را آغاز کنید.
برای گفت‌وگو درباره نیاز مالی کسب‌وکارتان
از بخش تماس سایت با رستا در ارتباط باشید.
راه‌های تماس با رستا ←تماس مستقیم